Autor teksta : Stanislava Vučković

Master psiholog, HR Specijalista i kouč OLI metoda

 

Pandemija COVID 19 virusa uvela je korenite promene na privatnom i poslovnom planu svakog čoveka ponasob i zadala težak zadatak prilagođavanja na novonastalu situaciju. Većina kompanija je u skladu sa preporukama Vlade, omogućila zaposlenima rad od kuće, kako bi se ispoštovale mere socijalne izolacije. S obzirom na to da smo u šestoj sedmici od uvođenja mera, imamo i dalje veliki broj zaposlenih koji rade od kuće, što i dalje stvara izazove i podstiče na konstantno prilagođavanje radnih procesa vanrednoj situaciji.

Ovakvom vrstom tekstova, želimo da vama, liderima pružimo podršku i pomoć kako bi se što bolje snašli u kriznoj situaciji u kojoj do sada niste bili, a koja je izazovna na više različitih životnih polja. Od toga da ste se našli u situaciji da brinete o zaštiti sebe i svojih bližnjih od potencijalne bolesti i organizaciji porodičnog života u periodu izolacije, do toga da istovremeno vodite računa o vašim zaposlenima i poslovnim procesima koji i dalje treba da teku, koliko je to moguće stabilno i efikasno.

Cilj ovog teksta jeste pružanje odgovora i preporuka na temu važnosti redovne komunikacije prilagođene radu na daljinu u kriznoj situaciji uzrokovanoj pandemijom COVID 19 virusa.

Verovatno se pitate kako se prilagoditi?

Niko od nas nije obučen za ovako brzu i iznenadnu promenu organizacije poslovanja i normalno je da se i dalje osećate nesigurno, zabrinuto, a da vas istovremeno i ljuti i frustrira nemogućnost ostvarivanja poslovnih rezultata na do sada uobičajen, svakodnevni način rada.

Dajte sebi vremena da obradite i psihološki se prilagodite na vanrednu situaciju i prihvatite je kao trenutnu realnost. Situacija jeste ozbiljna i iziskuje puno mentalne snage i istrajnosti od vas da postignete radne zadatke, koje ste ranije redovno obavljali. Vaša prednost i snaga u ovoj situaciji je da se vi od ranije nalazite na odgovornim pozicijama gde ste navikli da se snalazite i pronalazite uspešna, kompromisna rešenja u različitim stresnim, a ponekad i kriznim, poslovnim situacijama (kratki rokovi, zahtevan klijent, prelasci na drugi projekat,..). U ovom momentu je to bitno, više nego ikada ranije.


KOMUNIKACIJA I EFIKASNOST

Komunikacija je od ključnog značaja za efikasnost radnih procesa u timu. U vremenu krize ova činjenica posebno dolazi do izražaja, jer nas je nepripremljene za tu promenu, iznenadila zamena  kancelarijskog za rad u kućnom okruženju i dovela u situaciju da više ne možemo tako  brzo doći do informacija koje su nam potrebne za rad, niti lako organizovati kratku proveru zadatka sa nadređenim ili razmeniti znanje i konsultovati sa kolegama. Dešava se da kolege nisu dostupne u vreme kada nam je potrebna informacija, od nekog dobijamo previše irelevantnih informacija, dok sa drugim ne uspevamo da stupimo u kontakt oko najrelevatnijih zadataka.

Kako unaprediti efikasnost komuniciranja?

 

  1. Možete definisati pravila komunikacije i uskladiti očekivanja:

    • Dogovorite se sa timom koje kanale komunikacije koristiti u koje svrhe. Preporuka u ovoj situaciji je koristiti što više kanala komunikacije, kako bismo olakšali protok informacija i podigli nivo uključenosti u posao celog tima. ( video pozive ćemo koristi za dnevne check in sastanke, telefonske pozive i Skype kada je potrebna hitna reakcija ili je u pitanju delikatna tema za razgovor, ali email i dalje ostaje formalni kanal komunikacije za rešavanje redovnih problema u radu, kao i što je bio do sada).
    • Iskomunicirajte svoju dostupnost tokom radnog dana, ali podstaknite i članove tima da isto to urade ka vama, ali i međusobno. Npr. „Popodne sam slobodan za ad hoc telefonske ili video pozive, ukoliko prepodne imate neku hitnu situaciju, slobodno mi pošaljite SMS ili mi pišite na Skype-u. Pozvaću vas ili odgovoriti na poruku, kada budem u prilici.“Možete napraviti zajednički Google sheet i podstaći kolege da tu iskomuniciraju svoju nedostupnost na dnevnom nivou.
  1. Potrebno je biti pozitivan primer i podsticati komunikaciju (i u smeru od gore ka dole, i suprotno)

    • Velika je verovatnoća da će u ovom neizvesnom periodu članovi tima svoju reakciju na situaciju prilagođavati spram vaše, stoga treba da vodite računa da budete iskreni, ali i da sačuvate realni optimizam. Podelite brigu sa njima, pitajte ih kako se nose sa situacijom, ali trudite se da očuvate fokus zaposlenih na radne zadatke kroz kreiranje kratkoročnih planova rada koji će uticati na motivaciju tima i očuvanje produktivnosti. Ljudi iz razgovora sa vama treba da izvuku poruku: “Da, definitivno se nalazimo u vanrednoj situaciji, za koju ne znamo koliko će dugo trajati. Problema će biti, ali se mi moramo truditi da radne procese i u ovim okolnostima očuvamo. Obratite mi se pravovremeno,ukoliko nailazite na probleme u radu, što je do nas, trudićemo se da rešimo.“
    • Sve informacije koje imate a vezane su za izmene procedura rada, trudite se da redovno obaveštavate i podsećate kolege na njih (obaveštenja na intranetu, informacije o izmenama na projektu od strane klijenta,..). Takođe, na dnevnom nivou proverite sa ljudima kako se snalaze i koji su najveći izazovi u ovakvom načinu rada, na koje nailaze. Takve informacije treba sažimati i prosleđivati HR-u i menadžmentu, kako bismo razmislili o pružanju potrebne sistemske podrške

 

KOMUNIKACIJA I IZOLACIJA

Rad na daljinu pod merama socijalne izolacije može uticati na to da se kod članova vašeg tima mogu javiti osećaj usamljenosti i zabrinutosti, koji mogu voditi i do depresivnog raspoloženja i smanjene volje za tad. Socijalna podrška u vidu redovnog kontaktiranja i razumevanja koje im tom prilikom možete pružiti, jeste jedan od značajnih resursa kojima će zaposleni raspolagati za suočavanje sa krizom.

Kako pružiti podršku kolegama?

 

  1. Napravite Skype grupu koju ćete koristiti za grupni chat i video pozive. Verujemo da već imate Skype grupe gde su prisutni svi članovi tima. Vodite računa da niko iz tima ne bude izuzet iz nje.
  2. Organizujte redovne check-in sastanke sa timom. Održavajte ih svakodnevno u vreme za koje se dogovorite da svim članovima tima odgovara. U ovom periodu neizvesnosti dnevni rituali, poput sastanka u isto vreme zaposlenima daju strukturu i stvaraju utisak predvidivosti i stabilnosti, kao i povezanosti sa timom, koji su ovoj situaciji i više nego potrebni. U početku će sastanci možda trajati duže, ali imajte strpljenja. Sa vremenom će se članovi tima adaptirati na daljinski način rada i naučiti da ovako redovno komuniciraju i budu otvoreniji i koncizniji.
  3. Redovni, check-in sastanci bi trebalo da budu organizovani u vidu video poziva, jer se na taj način više odaje utisak ličnog kontakta i smanjuje se kod članova tima osećaj socijalne izolacije.
  4. Redovne, check-in sastanke trudite se da otpočnete u neformalnom tonu. Pitajte članove tima kako su, da li se suočavaju sa nekim izazovom koji bi podelili sa grupom. Može biti zgodno i da podelite neku ličnu anegdotu ili šalu kako biste kreirali pozitivnu atmosferu na početku sastanka. Nakon tog neformalnog, icebreaker dela, saopštite kolegama neke nove informacije koje imate na temu promena u kompaniji tokom vanrednog stanja (nove procedure/pravila/preporuke donešene na nivou kompanije). Podelite sa kolegama i sitne informacije, jer im one mogu biti od velike pomoći da se osete uključenijim u tim i organizaciju.
  5. Ukoliko primetiti probleme u komunikaciji/saradnji sa određenim kolegom, pišite mu i proverite da li mu je
    potrebna neka vrsta pomoći ili podrške sa vaše strane. Inicirajte video sastanak ili poziv, pokažite mu da ste prisutni i zainteresovani da mu pomognete ukoliko je i kad je potrebno.